Mitglieder einladen

Laden Sie neue Teammitglieder ein, um gemeinsam in RettLog zu arbeiten.

Voraussetzungen

• Mindestens Admin-Rolle erforderlich
• Aktive Organisation ausgewählt

Siehe auch: Rollen und Berechtigungen

Neues Mitglied einladen

Schritt-für-Schritt

1. Navigieren Sie zu Mitglieder
2. Klicken Sie auf "+ Mitglied einladen"
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
4. Wählen Sie die Rolle aus:
   • Member - Für Mitarbeiter, die nur Checks durchführen
   • Maintainer - Für Personen mit Verwaltungsaufgaben
   • Admin - Für administrative Tätigkeiten
5. Klicken Sie auf "Einladung senden"

Die Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Der Einladungsprozess

Was passiert nach dem Versenden?

1. E-Mail wird versendet

   • An die angegebene E-Mail-Adresse
   • Enthält einen eindeutigen Einladungslink

Einladungen verwalten

Offene Einladungen anzeigen

1. Navigieren Sie zu Mitglieder
2. Wechseln Sie zum Tab "Ausstehende Einladungen"
3. Sehen Sie alle offenen Einladungen mit:
   • E-Mail-Adresse
   • Zugewiesene Rolle
   • Ablaufdatum
   • Eingeladen von

Einladung widerrufen

Falls Sie eine Einladung zurückziehen möchten:

1. Finden Sie die Einladung in der Liste
2. Klicken Sie auf "Widerrufen"
3. Bestätigen Sie die Aktion

Hinweis: Der Einladungslink wird dadurch ungültig.

Einladung erneut senden

Falls die ursprüngliche E-Mail nicht angekommen ist:

1. Widerrufen Sie die alte Einladung
2. Senden Sie eine neue Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse

Tipp: Bitten Sie den Empfänger, auch den Spam-Ordner zu prüfen.

Rollen bei der Einladung

Member (Mitglied)

Für:

• Fahrer und Besatzung
• Mitarbeiter ohne Verwaltungsaufgaben
• Externe Prüfer

Kann:

• Checklisten durchführen
• Daten anzeigen
• Check-Historie einsehen

Maintainer (Verwalter)

Für:

• Wachleiter
• Gerätewarte
• Fuhrparkverantwortliche

Kann:

• Alles wie Member
• Einheiten, Seiten, Gruppen und Artikel erstellen/bearbeiten
• Parameter und Einstellungen verwalten
• Artikeltypen erstellen

Admin (Administrator)

Für:

• IT-Verantwortliche
• Organisationsleiter
• Qualitätsmanagement

Kann:

• Alles wie Maintainer
• Mitglieder einladen
• Rollen ändern
• Einheiten löschen

Siehe auch: Rollen und Berechtigungen

Rolle nachträglich ändern

Nach der Annahme der Einladung können Sie die Rolle anpassen:

1. Navigieren Sie zu Mitglieder
2. Finden Sie das Mitglied in der Liste
3. Klicken Sie auf "Rolle ändern"
4. Wählen Sie die neue Rolle
5. Bestätigen Sie die Änderung

Hinweis: Sie benötigen mindestens die Admin-Rolle, um Rollen zu ändern.

Mitglied entfernen

Falls ein Mitglied die Organisation verlassen soll:

1. Navigieren Sie zu Mitglieder
2. Finden Sie das Mitglied in der Liste
3. Klicken Sie auf "Entfernen"
4. Bestätigen Sie die Aktion

Wichtig:

• Das Mitglied verliert sofort den Zugriff
• Bereits erfasste Daten bleiben erhalten
• Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden

Best Practices

Richtige Rolle wählen

Vergeben Sie die niedrigste Rolle, die für die Aufgaben ausreichend ist:

• ✅ Zu wenig Rechte können später erhöht werden
• ❌ Zu viele Rechte sind ein Sicherheitsrisiko

Persönliche Einladung

Informieren Sie die Person:

• Dass sie eine Einladung erhalten wird
• Welche Rolle sie bekommt
• Wofür sie RettLog verwenden soll

E-Mail-Adresse prüfen

Stellen Sie sicher:

• Die E-Mail-Adresse ist korrekt geschrieben
• Es ist eine aktive E-Mail-Adresse
• Die Person hat Zugriff auf diese E-Mail

Ablaufdatum beachten

Einladungen sind zeitlich begrenzt:

• Informieren Sie die Person zeitnah
• Bei Ablauf: Einfach neue Einladung senden

Onboarding-Prozess

Bereiten Sie neue Mitglieder vor:

• Zeigen Sie ihnen die wichtigsten Funktionen
• Erklären Sie die Checklistenstruktur
• Weisen Sie auf Hilfe-Artikel hin

Regelmäßige Überprüfung

Überprüfen Sie regelmäßig:

• Sind alle Mitglieder noch aktiv?
• Haben alle die passende Rolle?
• Gibt es veraltete Einladungen?

Häufige Fragen

Was passiert, wenn jemand bereits ein RettLog-Konto hat?

Die Person kann die Einladung mit ihrem bestehenden Konto annehmen. Keine neue Registrierung nötig.

Kann ich mehrere Personen gleichzeitig einladen?

Aktuell nur einzeln. Senden Sie für jede Person eine separate Einladung.

Wie lange ist eine Einladung gültig?

Standardmäßig 7 Tage. Nach Ablauf können Sie einfach eine neue Einladung senden.

Was, wenn die E-Mail nicht ankommt?

Mögliche Gründe:

• Im Spam-Ordner gelandet
• E-Mail-Adresse falsch geschrieben
• Mail-Server-Probleme

Lösung: Widerrufen Sie die Einladung und senden Sie eine neue.

Kann ich eine Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse mit anderer Rolle senden?

Ja. Widerrufen Sie die alte Einladung und senden Sie eine neue mit der gewünschten Rolle.

Sieht der Empfänger, wer ihn eingeladen hat?

Ja. In der Einladungs-E-Mail und im Einladungsdialog wird der Name der einladenden Person angezeigt.

Kann ein Member andere Personen einladen?

Nein. Nur Admin und Owner können Einladungen versenden.

Sicherheitshinweise

E-Mail-Adressen vertraulich behandeln

Sammeln Sie E-Mail-Adressen nur von Personen, die tatsächlich beitreten sollen.

Einladungen zeitnah widerrufen

Falls eine Einladung nicht mehr benötigt wird:

• Widerrufen Sie sie umgehend
• Verhindert versehentliche Annahme

Ehemalige Mitarbeiter entfernen

Entfernen Sie Personen sofort, wenn sie:

• Die Organisation verlassen
• Ihre Aufgaben nicht mehr wahrnehmen
• Aus Sicherheitsgründen keinen Zugang mehr haben sollen

Owner-Rolle mit Bedacht vergeben

Die Owner-Rolle kann nur übertragen, nicht zusätzlich vergeben werden. Überlegen Sie gut, wer diese Rolle erhalten soll.

Siehe auch

• Rollen und Berechtigungen
• Organisation einrichten
• Terminologie und Grundbegriffe